Neustart Exchange in der zentralen Verwaltung

Schrittweise koordiniert vorgehen

Ein großer Schritt zurück zur Arbeitsnormalität nach dem Hackerangriff: ab sofort ist die Nutzung von „Exchange“ wieder möglich, alle Mitarbeiter:innen, die Nutzer:innen der E-Mail-Adressen @uni-due.de sind, können in ihre ursprüngliche Arbeitsumgebung auf der Plattform „Exchange“ zurückkehren. In der Verwaltung ist dies in der Regel die Nutzung von MS Outlook.

Falls Sie in Ihrem Bereich gemeinsam die Umstellung selber realisieren können, finden Sie dazu untenstehend eine Anleitung. Andernfalls wird die Umstellung durch den PC-Service unterstützt. Die Entscheidung (individuell oder mit PC-Service) wird jeweils in jedem Dezernat / jeder Stabsstelle individuell getroffen. Setzen Sie sich dazu bitte mit Ihrer Leitung in Verbindung.

WICHTIGE INFO VORAB: Im ersten Schritt können Sie zunächst nur Ihre persönlichen Postfächer umstellen. Die Umstellung der Funktionspostfächer wird erst zu einem späteren Termin möglich sein, wir werden Sie dazu wieder informieren.

Bitte entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Team und Ihren Führungskräften, ob Sie die Umstellung auf Exchange selber durchführen können oder ob Sie die Unterstützung durch das ZIM benötigen.

Falls Sie in Ihrem Team die Umstellung auf Exchange selber durchführen: Bitte folgen Sie der nachfolgenden Anleitung von ZIM und DTAC, damit Sie diese koordiniert und in definierter Reihenfolge realisieren können.

Fragestellungen & Herausforderungen

Entscheiden Sie bitte zuerst, ob Sie von der derzeit laufenden Mailbox-Lösung auf Exchange umsteigen möchten. Wenn Sie sich für Exchange entscheiden, beachten Sie bitte folgende Schritte sowie die ausführlichen Erläuterungen weiter unten.

Das Vorgehen im Überblick

  1. Prüfung (Schritt 1): Prüfen Sie Ihre Daten und entscheiden Sie, ob weitere manuelle Sicherungen von Daten notwendig sind. Die Daten, die aus den bisherigen, vom ZIM zur Verfügung gestellten Mailumgebungen stammen, werden automatisch übernommen.
  2. Konfiguration (Schritt 2): Wenn Sie sich für Exchange entschieden haben, konfigurieren Sie Outlook auf den eigenen Arbeitsplatzgeräten, um zukünftig wieder an Exchange angebunden zu sein. Nutzen Sie dabei bitte zur Sicherheit unbedingt ein neues Profil in Outlook.
  3. Aktivierung (Schritt 3): Aktivieren Sie Exchange als Mailkonto im Selfcare-Portal der UDE. Bitte beachten Sie: Dieser Schritt ist unumkehrbar. Von da ab werden eingehende Mails in die Exchange-Umgebung geleitet.
  4. Migration (Schritt 4): Führen Sie die Migration und Zusammenführung der unterschiedlichen Datenbestände aus der Vergangenheit bzw. aus der aktuellen Umgehungslösung in die neue Exchange-Umgebung sorgfältig durch.

Ausführliche Erläuterung

Schritt 1: Prüfung von vorhandenen Datenbeständen

Den UDE-Mitarbeiter:innen stehen sehr unterschiedliche Bestände von alten und aktuellen Daten zur Verfügung, die mit der Umstellung auf Exchange in die neue Umgebung übernommen werden. In Schritt 1 werden diese Daten in einer Form zwischengespeichert, durch die sie nach der Umstellung auf Exchange für eine Migration (siehe Schritt 4) zur Verfügung stehen.

Es ist möglich, die Migration zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen. Bitte stellen Sie aber sicher, dass Sie im Vorfeld alle relevanten Daten für die Altdatenübernahme gesichert haben.

Im Einzelnen sind folgende Datenbestände möglich (siehe auch Abbildung):

  • Datenbestände aus der Zeit vor dem Cyberangriff (Emailverlauf, Kalendereinträge, Kontakte):
    • Daten aus der zentralen Sicherung der alten Exchange-Umgebung
      (vor dem 26. November 2022)
      -> Hier ist zunächst keine Aktion der Mitarbeiter:innen notwendig. Diese Daten werden (soweit vorhanden) automatisiert in Schritt 4 zur Verfügung gestellt.Daten aus dem ehemals möglichen Online-Archiv der alten Exchange-Umgebung (Online-Archive hatten im Einzelfall Mitarbeiter:innen der Verwaltung.)
      -> Hier ist zunächst keine Aktion der Mitarbeiter:innen notwendig, diese Daten werden ebenfalls (soweit vorhanden) automatisiert in Schritt 4 zur Verfügung gestellt.
    • Daten aus ehemals angelegten und lokal gesicherten Datendateien aus der Zeit vor dem Cyberangriff
      -> Die Datensicherung muss vor dem Wechsel zu Exchange durchgeführt werden,
      sie wurde beim Neuaufsetzen der Arbeitsplatz-PCs individuell gesichert und kann ebenfalls in Schritt 4 verwendet werden.
  • Datenbestände aus der Phase 1 nach dem Cyberangriff (Emailverlauf, Kalendereinträge)
    • Daten aus der Umgehungslösung strato (uni-due.org)
      -> Hier können sowohl Mailverläufe als auch Kalendereinträge exportiert und für die weitere Übernahme in das neue Exchange-Konto eingespielt werden (Schritt 4).
  • Datenbestände aus der Phase 2 nach dem Cyberangriff (Emailverläufe, Kalendereinträge, Kontakte)
    • Daten auf dem temporären Mailserver (nur Emailverläufe), der aktuell auch über webmailer.uni-due.de erreicht werden kann
      -> Hier ist zunächst keine Aktion der Mitarbeiter:innen notwendig. Diese Daten werden (sowie im Webmailer groupware.uni-due.de angezeigt) automatisiert in Schritt 4 zur Verfügung gestellt.
      WICHTIG Diese Ansicht im Webmailer bitte unbedingt vor der Umstellung im Selfcare-Portal (Schritt 3) prüfen. Dieser Schritt kann in der Folge nicht wiederholt werden.
    • Daten aus der lokalen Outlook-Umgebung auf den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter:innen
      -> Hier können sowohl Kalendereinträge als auch lokale Kontakte exportiert und für die weitere Übernahme in das neue Exchange-Konto eingespielt werden (siehe Schritt 4). Damit keine Daten verloren gehen, wird in Schritt 2 empfohlen, ZWINGEND ein neues Outlook-Profil anzulegen: https://www.uni-due.de/zim/services/groupware/outlook_einrichtung.php
Abbildung: Übersicht eventuell vorhandener Datenbestände und Möglichkeiten zur Übernahme nach Exchange

Schritt 2:
Konfiguration von Outlook auf den Arbeitsplätzen

Auf bereits bereinigten und von der UDE nach dem Cyberangriff bereits neu aufgesetzten Geräten (sowohl am Arbeitsplatz an der UDE als auch im Home-Office – Namenskoinvention des Geräts „ZV-…“) steht MS Outlook als Mailprogramm zur Verfügung. Die Anbindung von Exchange geschieht über die Erstellung eines neuen Profils und die dortige Konfiguration. Bei einem solchen Vorgehen bleiben eventuell bereits bestehende Konten und Profile mit aktuellen Daten zunächst unangetastet. Deren Daten stehen für eine künftige Migration (bei Bedarf) dauerhaft zur Verfügung. Das Vorgehen dazu wird auf den Seiten des ZIM beschrieben: Migration der Daten des mailbox-servers (uni-due.de)

Schritt 3:
Aktivierung von Exchange als Mailkonto im Selfcare-Portal

Die Aktivierung und Umstellung des eigenen Mailkontos bzw. eines von Ihnen verwalteten Funktionspostfachs (erst später möglich) können Sie im Selfcare-Portal des ZIM starten. Eine Beschreibung dazu finden Sie hier unter: Umstellung des Mailziels und Migration der Daten (uni-due.de)

Nach der Umstellung ist eine Rücksetzung dieses Schrittes nicht mehr möglich. Eingehende Mails werden dann in die Exchange-Umgebung geleitet.

Schritt 4:
Migration unterschiedlicher Datenbestände aus der Vergangenheit bzw. aus der aktuellen Umgehungslösung

Teilweise werden Daten automatisch migriert und liegen dann in eigenen Datenstrukturen vor, andere Datenbestände müssen eigenständig in Outlook als Datei geöffnet und somit importiert werden. Automatisch importierte Daten werden wie folgt migriert:

Händisch zu übernehmende Daten übernehmen Sie über die Funktion „Datei öffnen“  in Outlook, sie stehen dann als eigene Unterstruktur in Exchange in den jeweiligen Bereichen (E-Mail, Kalender, Kontakte) zur Verfügung: https://www.uni-due.de/zim/intern-ma/exchange-restoredaten.php

Für alle importierten Daten gilt, dass diese bei Bedarf noch an den richtigen Stellen in der neuen Exchange-Umgebung abgelegt werden müssen/sollten:

  • Mails müssen entsprechend einer eigenen und individuell gewünschten Ordnerstruktur verschoben werden
  • Kalendereinträge müssen in den Exchange-Kalender per drag&drop oder durch Speichern im eigenen Kalender übernommen werden
  • Kontaktdaten müssen in den Bereich Kontakte per drag&drop oder durch Speichern im eigenen Kalender übernommen werden

Das Postfach in Exchange hat dabei zunächst keine Größenbeschränkung, so dass alle Daten übernommen werden können. Zukünftig wird es jedoch wieder eine Beschränkung geben. Die Übernahme und die Sicherung der Daten aus Altdatenbeständen sind nicht zeitkritisch. Die Daten liegen nach den Hinweisen aus Schritt 1 lokal vor und können sukzessive gesichtet, übernommen oder verworfen werden.

Weitergehende Infos

AB DANN GILT: Exchange-Daten werden zusätzlich durch das ZIM gesichert. Ein eventuell kommender Datenverlust wird durch zusätzliche Backup-Mechanismen des ZIM verhindert.

Schulungen zur Nutzung von und zum Umgang mit Exchange werden u.a. hier angeboten: https://it-fortbildung.nrw.de/seminarprogramm/kompetenzkategorien/kommunizieren-und-zusammenarbeiten

Für die Verwaltung gilt: Bitte scheuen Sie nicht davor, Ihre zuständige Führungskraft und bei inhaltlichen Fragen die Digitallots:innen zu kontaktieren, so dass die Umstellung problemlos durchgeführt werden kann und keine Ihrer Daten verloren gehen. Alle anderen Mitarbeiter:innen werden gebeten zunächst die eigenen IKM-Beauftragten zu kontaktieren.

Nehmen Sie sich Zeit, um die Umstellung in Ruhe und gewissenhaft durchführen zu können.